Werkprocessen in de polikliniek en sociale gezondheidszorg

Of je nu een baan in de sociale gezondheidszorg krijgt of een baan in het ziekenhuis, het is altijd goed om je van tevoren te verdiepen in de structuur en bedrijfscultuur van de organisatie van je nieuwe werkgever. In dit hoofdstuk wordt een beknopte bedrijfsoriëntatie van het ziekenhuis gegeven. Als je efficiënt wilt functioneren in een ziekenhuis, is het van essentieel belang dat je kennis hebt van de organisatieopbouw en de heersende waarden en normen binnen het bedrijf: de wijze waarop men met elkaar omgaat.

Voordat je als doktersassistent beroepsmatig goed kunt functioneren op een polikliniek, zul je kennis moeten verwerven over de arbeidsorganisatie en de werkprocessen met betrekking tot het medisch dossier. Het werken met een (elektronisch) medisch dossier (informatiedrager) en het archiveren hiervan zijn volgens een protocol vastgelegd. Het doel van dossiervorming is dat belanghebbenden op ieder gewenst moment kunnen beschikken over informatie met betrekking tot de zorgvraag en de afhandeling daarvan. Van groot belang is dat er nauwkeurige afstemming plaatsvindt op het handelen van directe collega’s (artsen, verpleegkundigen, medisch secretaresses, enzovoort). Om die afstemming te garanderen, wordt strikt gewerkt volgens bestaande protocollen, richtlijnen en procedures.

Een ziekenhuis wordt dagelijks bezocht door honderden of zelfs duizenden patiënten. Medische gegevens van al deze patiënten worden vastgelegd in een dossier. Zo ontstaat in ieder ziekenhuis een onvoorstelbare hoeveelheid aan informatie, die bewaard en systematisch opgeborgen moet worden. Het zal duidelijk zijn dat er een dossierbeheersysteem moet zijn, met een sluitende uitleenregistratie, om zoekraken van dossiers te voorkomen.

In het vorige hoofdstuk heb je kennisgemaakt met het papieren dossier. Naast informatie in het papieren dossier leggen het ziekenhuis en de specialist informatie ook digitaal vast. Voor het geautomatiseerde ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS) is een speciaal softwareprogramma geschreven. Daarom dien je kennis te hebben van het gebruik van computers en de belangrijkste elektronische archiveringsmethoden en -middelen. Je moet kunnen omgaan met vertrouwelijke digitale stukken en je kent de essentie van de Wet op Persoonsregistratie.

Als doktersassistent ben je in staat professioneel te handelen. Je moet je kunnen verplaatsen in de situatie van de patiënt en begrip tonen, ongeacht zijn sociale of economische status. Bij een zorgvraag licht je antwoorden en adviezen toe. Dat geldt ook in het geval van het maken van afspraken.

Als doktersassistent maak je een dagplanning. Je stelt de dagplanning bij als er veranderingen in moeten worden verwerkt, je beheert en onderhoudt de agenda, je plant spreekuren en je bereidt ze voor. Wanneer je een afspraak hebt gepland, zorg je dat je de informatie en materialen voor de specialist hebt verzameld voordat de afspraak plaatsvindt. Verder verzorg je de administratie van het spreekuur, beheer en archiveer je de medische dossiers.

Op een polikliniek werk je als doktersassistent veel samen met andere disciplines. Je functioneert in een team van doktersassistenten, medisch secretaresses, verpleegkundigen, artsen en andere zorgverleners. Samenwerking vraagt om een zorgvuldige afstemming en registratie van de diverse contacten en handelingen. Duidelijke communicatie met collega’s en andere disciplines is heel belangrijk, zodat iedereen zo veel mogelijk op de hoogte is van elkaars werkzaamheden. Dit houdt in dat je de informatie (digitaal) zorgvuldig vastlegt in het medisch dossier. Door een goede samenwerking draag je bij aan verbetering en continuïteit van de zorg.

Naast het duidelijk krijgen van de zorgvraag, het zelfstandig handelen en adviseren conform protocollen en het scheppen van randvoorwaarden zodat de specialist de patiënt efficiënt en effectief kan behandelen, heb je als doktersassistent ook nóg een taak: je vervult een uitvoerende en ondersteunende rol in de financiële administratie van de specialist of het ziekenhuis. De ICT-technologie staat niet stil en dit heeft consequenties voor jouw werkzaamheden als doktersassistent. Enerzijds leiden de ICT-mogelijkheden tot tijdwinst door snellere verwerking van gegevens, maar anderzijds wordt er dankzij de nieuwe mogelijkheden meer geregistreerd en dit kost extra tijd.

Een baan als doktersassistent richt zich in alle gevallen op de gezondheidszorg. Dat wil echter niet zeggen dat je alleen in een ziekenhuis of huisartsenpraktijk aan de slag kunt. Er zijn nog meer sectoren waar je als doktersassistent kan gaan werken, zoals de Gemeentelijke gezondheidsdienst of de Jeugdgezondheidszorg. Waar je ook gaat werken, het is altijd goed om je van tevoren te verdiepen in de structuur en bedrijfscultuur van de organisatie van je werkgever.

De voornaamste taken van de doktersassistent bij de GGD zijn telefoneren, baliewerkzaamheden, administratieve ondersteunende werkzaamheden en assistentie verlenen bij onderzoeken en medische verrichtingen. De GGD houdt zich onder andere bezig met bevolkingsonderzoeken en daarom bestaat een deel van de werkzaamheden uit het verzorgen van uitnodigingen en het registreren van de diverse onderzoeksgegevens, maar ook het zelf doen van onderzoeken, zoals het zetten en aflezen van de mantouxtest (TBC) en het afnemen van bloed. Doktersassistenten kunnen zich bij een GGD ook specialiseren in reizigersadvisering.

Doktersassistenten kunnen ook werkzaam zijn in de Jeugdgezondheidszorg (JGZ). Als het werken met kinderen je aantrekt, kan dit een ideale werkplek zijn. De werkzaamheden van de doktersassistent in de JGZ vertonen nogal wat overeenkomsten met die van de doktersassistent op de polikliniek: assisteren van de jeugdarts, verslaglegging van onderzoeken, dossiervorming, organiseren van spreekuren, enzovoort.

Een plezierige, veilige en gezonde werkomgeving is belangrijk. Het is medebepalend voor het functioneren van de werknemers in een bedrijf. Een werkgever heeft baat bij gezonde en goed gemotiveerde werknemers en zal er alles aan doen om zijn werknemers gezond te houden om zodoende ziekteverzuim te voorkomen. Zo zal een thuiszorgorganisatie interne trainingen over houding en beweging (bijvoorbeeld tiltechnieken) voor haar medewerkers organiseren om rugklachten te voorkomen en zal een productiebedrijf trainingen verzorgen over veilig functioneren (bedienen van machines). Elke organisatie zal proberen het ziekteverzuim te reduceren, want een hoog ziekteverzuim is slecht voor de productiviteit binnen een organisatie.