Helder rapporteren

Inhoudsopgave

1. Voorwerk

2. 1. Inleiding

   Peter Nederhoed

   Samenvatting

   Ieder onderzoeksverslag is – het woord zegt het al – het product van twee activiteiten: onderzoeken en schrijven. Met de eerste activiteit hebben bijna alle onderzoekers meer op dan met de tweede. Niet zo verwonderlijk. Want wat is er mooier dan het oplossen van een ingewikkeld vraagstuk of het ontdekken van iets wat tot dan toe niet bekend was? En hoe vervelend is het dan niet om dat oplossingstraject of die ontdekkingsreis ook nog eens op papier te moeten zetten.

3. Voorbereiding

   1. Voorwerk

   2. 2. Verkenning van onderzoeks- en rapporteringsterrein

      Peter Nederhoed

      Samenvatting

      Veel onderzoeksteksten zijn al tot mislukken gedoemd voor er ook maar één woord op papier staat.

   3. 3. Opsporen van informatie

      Peter Nederhoed

      Samenvatting

      Ruwweg zijn er twee manieren om aan de gegevens te komen waarmee de onderzoeksvraag kan worden beantwoord:

   4. 4. Het opstellen van een rapportschema

      Peter Nederhoed

      Abstract

      Bureauonderzoek en eigen onderzoek hebben het materiaal geleverd waarmee je antwoord moet kunnen geven op de centrale onderzoeksvraag. Dat antwoord dient op een logische wijze te worden georganiseerd én op een taalkundig verzorgde manier onder woorden te worden gebracht. Dat zijn twee sterk uiteenlopende activiteiten. Je doet er daarom verstandig aan ze te scheiden.

4. Illustraties

   1. Voorwerk

   2. 5. Algemene aanwijzingen voor het gebruik van illustraties

      Peter Nederhoed

      Samenvatting

      Wanneer gebruik je een illustratie? Dat is zinvol als daardoor:

      • de lezer gegevens en relaties tussen deze gegevens beter kan begrijpen, sneller kan verwerken en gemakkelijker kan onthouden;
      • de verbale beschrijving van gegevens en van de relaties tussen deze gegevens kan worden ingekort;
      • belangrijke gegevens en relaties kunnen worden geaccentueerd.

   3. 6. Tabellen

      Peter Nederhoed

      Samenvatting

      Tabellen maken het mogelijk een grote hoeveelheid (doorgaans kwantitatieve) onderzoeksgegevens ordelijk, gedetailleerd en compact weer te geven. Ze zijn bij uitstek geschikt voor lezers die afzonderlijke gegevens willen opzoeken of met elkaar willen vergelijken, of die op zoek zijn naar nauwkeurige waarden. Maar ook de schrijver heeft baat bij tabellen. Ze maken het hem of haar mogelijk:

   4. 7. Grafieken

      Peter Nederhoed

      Samenvatting

      Tabellen worden, zoals we in hoofdstuk 6 hebben gezien, vooral ingezet voor de exacte en gedetailleerde presentatie van kwantitatieve gegevens. Daarvoor zijn grafieken niet of minder geschikt. Maar die lenen zich weer goed voor het illustreren van relaties in die kwantitatieve gegevens. Anders gezegd: “Graphs are for the forests and tables for the trees” (Naomi). De grafieken moeten dan wel voldoen aan een aantal eisen. Daaraan is de eerste paragraaf van dit hoofdstuk gewijd. Vervolgens worden de belangrijkste soorten grafieken besproken.

   5. 8. Schema’s

      Peter Nederhoed

      Samenvatting

      Schema’s brengen in tegenstelling tot de hiervoor behandelde grafieken geen kwantitatieve, maar kwalitatieve informatie in beeld. Ze laten zien uit welke onderdelen, stappen of stadia een organisatie, proces, procedure, mechanisme, organisme of theorie bestaat en hoe deze onderdelen enzovoort daarin aan elkaar zijn gerelateerd. Vooral wanneer het gaat om ingewikkelde relaties is een tweedimensionaal schema voor de weergave daarvan geschikter dan een tekst, die deze relaties immers alleen maar lineair kan beschrijven.

5. De onderdelen van het rapport

   1. Voorwerk

   2. 9. Voorafgaande onderdelen

      Peter Nederhoed

      Samenvatting

      Vijf onderdelen gaan doorgaans aan de kern van het rapport vooraf: het omslag, de titelpagina, het voorwoord, de inhoudsopgave en de samenvatting.

   3. 10. Hoofdonderdelen

      Peter Nederhoed

      Samenvatting

      De hoofdonderdelen van het rapport voeren de lezer vanuit de vraagstelling via de uitwerking daarvan naar het antwoord op of de afronding van die vraagstelling. Figuur 10.1 illustreert de verhouding tussen die onderdelen.

      Afbeelding vergroten

   4. 11. Slotonderdelen

      Peter Nederhoed

      Abstract

      Een rapport wordt vrijwel altijd afgesloten met een literatuuropgave en bijlagen, soms ook met een register of index. Deze onderdelen krijgen geen indelingsteken, omdat ze niet behoren tot de kern van het rapport.

6. Formulering van de tekst

   1. Voorwerk

   2. 12. Twaalf schrijftips

      Peter Nederhoed

      Abstract

      Ruwweg kunnen we de schrijvers van onderzoeksverslagen in twee typen indelen: schrijvers die eerst plannen en dan formuleren – de planners – en schrijvers die eerst formuleren en later (re)organiseren – de doeners. De planners volgen een drietrapsprocedure: ze maken een min of meer gedetailleerd schrijfschema voor de onderdelen die ze in hun rapportschema (zie hoofdstuk 4) hebben onderscheiden, schrijven die onderdelen uit en reviseren ze. De doeners vullen die onderdelen (na enig nadenken) onmiddellijk in en zien daarna wel wat er allemaal aan verbeterd moet worden.

   3. 13. De alinea

      Peter Nederhoed

      Abstract

      Alinea’s nemen in het rapport een sleutelpositie in: ze zijn eindpunt van de indeling en vertrekpunt van de formulering van de tekst. Alinea’s maken het mogelijk de onderdelen die in het rapportschema staan, op te splitsen in gedachte-eenheden die voor lezers gemakkelijk zijn te overzien en die voor schrijvers betrekkelijk eenvoudig zijn te verwoorden. Teksten laten zich immers, zoals we in hoofdstuk 12 hebben gezien, vlotter schrijven wanneer we ze niet zin voor zin, maar alinea voor alinea op papier zetten – net zoals er in de bouw efficiënter kan worden gewerkt wanneer een woning of een kantoor niet steen voor steen, maar wand voor wand kan worden opgetrokken.

   4. 14. Zinsbouw

      Peter Nederhoed

      Samenvatting

      De lezer zal een boodschap gemakkelijker kunnen verwerken wanneer je deze onderbrengt in zinnen met een overzichtelijke en aantrekkelijke structuur. Dit hoofdstuk geeft daarvoor aanwijzingen.

   5. 15. Woordgebruik

      Peter Nederhoed

      Samenvatting

      Een tekst is begrijpelijker en aantrekkelijker wanneer je in je woordkeus rekening houdt met de volgende aanwijzingen over levendig, exact, bondig en eenvoudig woordgebruik. Die woordkeus is veel bepalender voor de stijl van een tekst dan de lengte en de structuur van de zinnen.

7. Afwerking van het rapport

   1. Voorwerk

   2. 16. Spelling en interpunctie

      Peter Nederhoed

      Samenvatting

      Er bestaan zowel voor de spelling als voor de leestekens regels. Maar deze hebben niet dezelfde status. Bij de spelling gaat het om een stelsel van afspraken die beschrijven hoe de gesproken taal op papier moet worden weergegeven.

   3. 17. Vormgeving van de tekst

      Peter Nederhoed

      Samenvatting

      Of een boodschap wel of niet aankomt, is niet alleen een kwestie van inhoud, opbouw en taalgebruik. Van niet te onderschatten belang is ook de wijze waarop de boodschap in beeld wordt gebracht, vorm wordt gegeven. Wat we van een tekst zien, gaat vooraf aan wat we ervan lezen en begrijpen.

8. Nawerk