EFFICIËNT VERGADEREN

Als oud-manager van een groot bouwbedrijf blijft John Wood zich verbazen over deze groep docenten. Elke vergadering loopt uit op een chaos. Dat docenten blijven komen, verbaast hem nog het meest. Waarschijnlijk komen ze naar vergaderingen om elkaar te spreken, want anders is het niet meer dan tijdverspilling. Tijdens vergaderingen komen wisselende onderwerpen aan bod. Ook onderwerpen die niet op de agenda staan. Sommige collega’s nemen cake, snoep en chocola mee. Deze versnaperingen worden regelmatig doorgegeven. Tussen allerlei onderwijsgerelateerde onderwerpen door worden ineens privéverhalen verteld. Uitbundig wordt daar dan om gelachen. Het zijn vaak dezelfde collega’s die aan het woord zijn. Ze refereren tijdens de vergadering regelmatig aan oude tijden. Als de gezelligheidsfase te lang duurt brengt de voorzitter de groep met zachte hand terug naar het programma. Want ondanks de chaos ter plekke krijgen docenten als voorbereiding wel vergaderpunten toegestuurd. Soms wordt de voorzitter, die overigens opleidingsmanager is, door enkele docenten in de groep teruggefloten. Laten we het gezellig houden, klinkt het dan licht verwijtend. Zijn zakelijke aanpak mag de sfeer niet bederven.

Sommige vergaderingen verlopen grimmig. Dat is John Wood helaas ook opgevallen. Onlangs informeerde de directeur van de opleiding het team over op stapel zijnde onderwijsveranderingen. De mededelingen werden de man niet in dank afgenomen. Op agressieve wijze werd door een aantal docenten gevraagd waarom zij niet betrokken waren bij de beleidsvorming. Ook werd hem gevraagd waarom er geen haalbaarheidsonderzoek was uitgevoerd. Toen de directeur daar geen rechtstreeks antwoord op gaf, werd er persoonlijke kritiek op zijn stijl van leidinggeven gegeven. John begrijpt nog steeds niet waarom deze docenten denken overal in mee te mogen beslissen. Maakt niemand hun duidelijk dat vergaderingen soms ook bestemd zijn om medewerkers te informeren? Er zijn nota bene docenten die trainingen in vergaderen verzorgen.

John Wood is er in zijn korte loopbaan als docent inmiddels wel achter dat er bij deze opleiding een inefficiënte vergadercultuur met ingesleten patronen bestaat. Of dit voor meerdere opleidingen geldt, is hem onduidelijk. Hij vermoedt van wel. Hier lopen in ieder geval alle vergaderingen uit. Veel vergaderingen kunnen volgens John ingekort worden als men als docent weet wat het doel van de vergadering is en men zich heeft voor kunnen bereiden. Ook de frequentie van vergaderingen is volgens hem terug te brengen. Waarom moet er elke woensdagmiddag vergaderd worden? Verlopen overlegsituaties tussen enkele betrokken collega’s niet efficiënter? Dan maar geen vergaderingen met cake, snoep of chocola. Efficiënt vergaderen is deze groep docenten beslist te leren. John Wood heeft zijn voorzittende opleidingsmanager de suggestie gedaan een cursus vergaderen te volgen. Collega’s heeft hij, ondanks felle kritiek, het voorstel gedaan om naar het verloop van de vergaderingen te kijken. Daartoe heeft hij een vergadering belegd waarin alle collega’s uitgenodigd worden voorstellen voor verbetering te doen. Een aantal collega’s beloofde hierover na te willen denken. John Wood weet zeker dat hij niet de enige is die de vergaderingen als tijdverslindende acties ervaart. Welke docent zit daar nu op te wachten? Vergaderingen kunnen voor iedereen doelmatiger verlopen.