5 Voorraadbeheer

Goed voorraadbeheer is erop gericht dat de geneesmiddelen en producten waaraan behoefte is in de apotheek aanwezig zijn. De voorraad van een apotheek verandert continu, doordat de artsen hun voorschrijfpatroon aanpassen en door nieuwe medicijnen op de markt.

Een optimale voorraad voorziet in de juiste geneesmiddelen in een economische hoeveelheid: een zo laag mogelijke kostprijs van voorraad en transport. Bepalend hiervoor zijn de bestelhoeveelheid en de bestelfrequentie van de geneesmiddelen en een goede vraagvoorspelling. Op basis van een vraagvoorspelling wordt er een schatting gemaakt van de hoeveelheid af te leveren artikelen in de toekomst. Op deze schatting wordt de bestelhoeveelheid afgestemd. De vraagvoorspelling is belangrijk voor de bestelhoeveelheid per keer, de bestelfrequentie en het vrijmaken van voorraadruimte.

De omzetsnelheid (het aantal malen dat de gemiddelde voorraad per jaar wordt omgezet) bepaalt de hoeveelheid van de gemiddelde voorraad: het gemiddelde aantal van de hoogste en de laagste voorraad in een periode. De omzetsnelheid (O.S.) is te berekenen op basis van aantallen en op basis van de inkoopwaarde.

Voorraadbeheersing omvat de aanwezige voorraad, de bestelde voorraad, en de omzetsnelheid van de voorraad. De werkvoorraad is de voorraad van een geneesmiddel die bij voorschrift direct afgeleverd moet kunnen worden. Deze voorraad wordt dus steeds afgeleverd en bijbesteld. Deze voorraad is in aantal vaak gelijk aan de normvoorraad en de theoretische voorraad.

Een veiligheidsvoorraad is een voorraad die extra in voorraad gehouden wordt, om onzekerheden in afleverhoeveelheid of leveringstijd op te vangen.

Omdat geneesmiddelen een ongecontroleerde tijd in de voorraadlade liggen voordat ze worden afgeleverd, is de bestelfrequentie ook belangrijk. Een geneesmiddel met een korte houdbaarheidstermijn, dat vaak wordt voorgeschreven, wordt vaker besteld om verval van het geneesmiddel te voorkomen. Een vervaldatum is een einddatum die een geneesmiddel meekrijgt. De houdbaarheidstermijn is de tijd die verstrijkt tussen de productie van het geneesmiddel en de vervaldatum.