Top

2006 | Boek

hoofdstuk lezen eerste hoofdstuk lezen

Voorraadbeheer en logistiek

Auteur: A. J. M. van der Heijden

Uitgeverij: Bohn Stafleu van Loghum

Boekenserie : Basiswerk AG

Over dit boek

Van oudsher was een apothekersassistente niet meer dan het hulpje van de apotheker. De apotheker wist alles, kon alles en besliste alles wat er in de apotheek gebeurde. Apothekersassistenten vormen tegenwoordig echter een onmisbare schakel in de organisatie van de apotheek. Om de dienstverlening in de apotheek te verbeteren hebben zij er een aantal belangrijke taken bij gekregen. Een van die kerntaken is logistiek en voorraadbeheer.

In Voorraadbeheer en logistiek staat deze kerntaak centraal. Eerst wordt uitgebreid ingegaan op het begrip 'logistiek': alles wat te maken heeft met het plannen en organiseren van geneesmiddelenstromen, het magazijnbeheer en het transport van medicijnen. Daarna komen de verschillende facetten van voorraadbeheer aan bod. Hoeveel geneesmiddelen zijn er in voorraad? Hoe vaak worden deze besteld en in welke hoeveelheid? Hoe snel kan een geneesmiddel worden geleverd? Hoe houd je een optimale balans tussen de voorraad en het aantal bestellingen? De auteur gaat op al deze vragen in en besteedt daarbij ruime aandacht aan onder meer kostenbeheersing, automatische bestelsystemen en de indeling van de apotheek.

Inhoudsopgave

Voorwerk

Inleiding

Samenvatting

Hoe succesvol de opleiding tot apothekersassistent is, hangt af van de mogelijkheden om alles wat er in de opleiding geleerd wordt toe te passen. Het belangrijkste is dat al deze kennis op de juiste manier toegepast kan worden in het dagelijkse reilen en zeilen van de apotheek. In de praktijk blijkt dit nogal eens tegen te vallen, omdat de opleidingen niet aansluiten bij de functie-eisen van de apothekersassistent en ook niet bij de werkwijze van elke apotheek afzonderlijk.

A. J. M. van der Heijden

1 Voorraad

Samenvatting

Het doel van voorraad houden is het opvangen van levertijd en de opslag van een hoeveelheid geneesmiddelen, om de verschillen in afleverhoeveelheden op te vangen (de bufferfunctie). Het is hierbij van belang de kosten van ‘het voorraad houden’ zo laag mogelijk te houden. In een optimale voorraad is er een gunstige balans tussen het voorraadaantal en het aantal bestellingen. De kosten van het voorraad houden, de bestelkosten en de transportkosten zijn dan tegen elkaar afgewogen en deze zijn zo laag mogelijk.

A. J. M. van der Heijden

2 Wat is logistiek?

Samenvatting

Logistiek is het regelen en organiseren van alle geneesmiddelenstromen tegen zo laag mogelijke kosten en gericht op de vraag naar geneesmiddelen in de apotheek.

Hoe de logistiek verloopt in een apotheek is afhankelijk van het logistiek management: het organiseren en plannen van deze geneesmiddelenstromen in combinatie met het gewenste niveau van dienstverlening van leveranciers en apotheek.

De basis voor een goede logistiek wordt gelegd in de planning en organisatie van voorraadbeheer, magazijnbeheer, en het transport van medicijnen naar de patiënten. De logistieke opbouw van een bestelling bepaalt het inkoop- en voorraadsysteem van de apotheek.

Voor een goede logistiek in een apotheek is de inrichting essentieel. De locatie van bijvoorbeeld aanschrijfplaatsen, afhaalbalie, voorraadruimten speelt een belangrijke rol. De inrichting van de apotheek kán de logistiek vereenvoudigen door de manier van indelen te veranderen. Dit wordt de grondvorm van de logistiek genoemd.

A. J. M. van der Heijden

3 Inkoop

Samenvatting

Inkopen is zorgen voor de juiste afstemming van de voorraad en het op peil houden van de hoeveelheden geneesmiddelen. Met een goed afgestemde inkoop van een voorraad wordt altijd het doel van een optimale voorraad nagestreefd.

De vraag die steeds weer terugkomt, is of het geneesmiddel door de apotheek zelf wordt gemaakt, of het productieproces kan worden uitbesteed, of dat het geneesmiddel wordt ingekocht. Het grootste deel van de voorraad van een apotheek wordt kant-en-klaar, als product, ingekocht.

De inkoop van de apotheek kan vanuit twee invalshoeken worden bekeken. De inkooplogistiek en de commerciële inkoop. Hierbij wordt een balans gezocht in het samenstellen en vastleggen van het voorraadbeheer en de keuze van de toeleveranciers.

Na een leveranciersdoorlichting volgt de keuze van een groothandel. De groothandels worden beoordeeld op dienstverlening en andere inkoopfactoren. De apotheker of eigenaar beslist over de producten, generiek of specialités, en de fabrikantenmerken. Daarna wordt het gehele assortiment samengesteld. Door veranderingen en ontwikkelingen in de farmaceutische branche verandert de voorraad van de apotheek continu. Dit bepaalt het inkoopgedrag en daarmee verandert de voorraad tegelijkertijd. Omdat het voor een apotheek belangrijk is een zo klein mogelijke voorraad aan te houden, speelt de keuze van een groothandel een grote rol.

Inzicht in gegevens over het assortiment die zijn opgeslagen in het bestelsysteem van de computer geeft een beeld van het verloop van de uitgifte van de geneesmiddelenvoorraad. Deze afleverhistorie is een overzicht van de geneesmiddelen in voorraad, hoe vaak deze besteld zijn, en in welke hoeveelheid. Deze gegevens zijn belangrijk om een optimale voorraad te kunnen plannen. Het niveau van dienstverlening van de apotheek en de daarop afgestemde geneesmiddelenverstrekking worden afgeleid uit het verloop van de inkoop en de levertijd.

De apothekersassistent zorgt voor het dagelijkse verloop van de bestellingen, legt incidentele afspraken met leveranciers vast en zorgt door goede communicatie voor een juiste informatieoverdracht naar de apotheker en collega’s. De theoretische en fysieke voorraad wordt steeds aangepast en dit wordt geadministreerd in het voorraadsysteem van de computer.

A. J. M. van der Heijden

4 Voorraad producten en productgroepen

Samenvatting

De voorraad van een apotheek omvat veel verschillende geneesmiddelen en andere medische artikelen. Bepaalde producten vormen samen productgroepen en al die productgroepen bepalen samen het assortiment van de voorraad. De aanwezige voorraad is opgebouwd uit de cyclusvoorraad en de veiligheidsvoorraad.

De farmaceutische markt kent vier soorten productcategorieën: specialités, parallelimport, generieke geneesmiddelen en apotheekbereidingen.

A. J. M. van der Heijden

5 Voorraadbeheer

Samenvatting

Goed voorraadbeheer is erop gericht dat de geneesmiddelen en producten waaraan behoefte is in de apotheek aanwezig zijn. De voorraad van een apotheek verandert continu, doordat de artsen hun voorschrijfpatroon aanpassen en door nieuwe medicijnen op de markt.

Een optimale voorraad voorziet in de juiste geneesmiddelen in een economische hoeveelheid: een zo laag mogelijke kostprijs van voorraad en transport. Bepalend hiervoor zijn de bestelhoeveelheid en de bestelfrequentie van de geneesmiddelen en een goede vraagvoorspelling. Op basis van een vraagvoorspelling wordt er een schatting gemaakt van de hoeveelheid af te leveren artikelen in de toekomst. Op deze schatting wordt de bestelhoeveelheid afgestemd. De vraagvoorspelling is belangrijk voor de bestelhoeveelheid per keer, de bestelfrequentie en het vrijmaken van voorraadruimte.

De omzetsnelheid (het aantal malen dat de gemiddelde voorraad per jaar wordt omgezet) bepaalt de hoeveelheid van de gemiddelde voorraad: het gemiddelde aantal van de hoogste en de laagste voorraad in een periode. De omzetsnelheid (O.S.) is te berekenen op basis van aantallen en op basis van de inkoopwaarde.

Voorraadbeheersing omvat de aanwezige voorraad, de bestelde voorraad, en de omzetsnelheid van de voorraad. De werkvoorraad is de voorraad van een geneesmiddel die bij voorschrift direct afgeleverd moet kunnen worden. Deze voorraad wordt dus steeds afgeleverd en bijbesteld. Deze voorraad is in aantal vaak gelijk aan de normvoorraad en de theoretische voorraad.

Een veiligheidsvoorraad is een voorraad die extra in voorraad gehouden wordt, om onzekerheden in afleverhoeveelheid of leveringstijd op te vangen.

Omdat geneesmiddelen een ongecontroleerde tijd in de voorraadlade liggen voordat ze worden afgeleverd, is de bestelfrequentie ook belangrijk. Een geneesmiddel met een korte houdbaarheidstermijn, dat vaak wordt voorgeschreven, wordt vaker besteld om verval van het geneesmiddel te voorkomen. Een vervaldatum is een einddatum die een geneesmiddel meekrijgt. De houdbaarheidstermijn is de tijd die verstrijkt tussen de productie van het geneesmiddel en de vervaldatum.

A. J. M. van der Heijden

6 Bestellingen

Samenvatting

Optimaal voorraadbeheer draait om de twee factoren van de algemene bestelregel: de bestelgrootte en het bestelmoment. De voorraadhoogte is afhankelijk van het verband tussen ‘hoeveel’ en ‘wanneer’ er wordt besteld.

Bij het aanleggen van een voorraad wordt met de bestelkosten rekening gehouden. De kosten van het bestellen op zich nemen toe als er vaker wordt besteld. Hoe vaak er wordt besteld bepaalt het voorraadniveau. Naarmate er vaker wordt besteld, wordt de bestelhoeveelheid per keer minder. Het gemiddelde voorraadniveau wordt dan ook kleiner. Het steeds goed in de gaten houden van de aanwezige voorraad in combinatie met de bestelfrequentie is een belangrijke taak voor de apothekersassistent bij het beheren van een optimale voorraad.

Het berekenen van een optimale bestelhoeveelheid is mogelijk met behulp van een analyse van de voorraad met de 80/20-regel en door het assortiment op te delen met de ABC-analyse.

A. J. M. van der Heijden

7 Opslagsystemen

Samenvatting

De locatie, de plek van een geneesmiddel in de apotheek, zorgt ervoor dat steeds het juiste geneesmiddel op de juiste plaats is opgeborgen. Er worden indelingen gemaakt naar de aard van het geneesmiddel, omzetsnelheid, of eigenschap van een geneesmiddel. Door de voorraadkasten en het voorraadmagazijn in te delen naar de afleverhoeveelheid en afleverfrequentie kunnen vaak voorgeschreven geneesmiddelen worden opgeborgen op gemakkelijk bereikbare plaatsen. Sinds enkele jaren is de voorraadrobot in het voorraadbeheer en de opslagsystemen in opmars. Robotisering is een verzamelsysteem voor (recept)geneesmiddelen vanuit een automatisch voorraadmagazijn. Dit dynamische systeem brengt de geneesmiddelen naar de apothekersassistent toe.

A. J. M. van der Heijden

8 Farmaceutische groothandels

Samenvatting

De groothandel is de tussenschakel tussen geneesmiddelenfabrikanten en apotheekhoudenden. Voor de apotheken kan een aansluiting bij het dienstenpakket van een farmaceutische groothandel meerdere voordelen geven dan alleen als toeleverancier van de (voorraad)geneesmiddelen. De groothandel geeft adviezen voor het samenstellen van een economisch assortiment. Wanneer de apotheken en groothandel elkaars activiteiten aanvullen en versterken ontstaat er synergie, doordat deskundigheid en activiteiten van beide worden gebundeld.

Een apotheek kan zich via een groothandel aansluiten bij een Apotheekformule. Vanuit de Apotheekformule worden er themaweken georganiseerd, folders uitgegeven, posters beschikbaar gesteld. Etalageservice kan er ook toe behoren, of aan de presentatie van de handverkoop wordt een bepaalde uitstraling gegeven. De gekozen Apotheekformule maakt de apotheek ook voor de buitenwereld herkenbaar, wat het niveau van de dienstverlening kan bevestigen. In een apotheek gelden over het algemeen vaste besteltijdafspraken met de groothandel. De besteltijdstippen kunnen worden onderverdeeld naar groothandel, maar ook naar bestelfrequentie. Omdat de groothandel vaak Just-In-Time-leveringen (JIT) eist van de farmaceutische fabrikant, kan de groothandel toe met een veiligheidsvoorraad.

JIT is het direct afstemmen van productie en transport van een geneesmiddel op de vraag van de cliënt. Dit kan een groothandel zijn maar ook een apotheek. De fabrikant heeft geen opslag en houdt geen voorraad geneesmiddelen aan. Het geneesmiddel wordt vrijwel direct nadat het is geproduceerd vanuit de fabriek getransporteerd, op het moment dat de groothandel (of apotheek) het geneesmiddel nodig heeft.

A. J. M. van der Heijden

9 Vaste en variabele kosten

Samenvatting

Voorraad houden betekent dat er kosten worden gemaakt. In een bedrijfsvoering maken we onderscheid in vaste en variabele kosten.

Vaste kosten komen altijd voor bij een onderneming. Deze kosten zijn het gehele jaar door steeds hetzelfde.
Variabele kosten zijn kosten waarvan, in tegenstelling tot de vaste kosten, het totaalbedrag ieder jaar verandert. Deze zijn dus variabel.

Bij voorraadkosten spelen drie soorten kosten een rol:

Opslagkosten: deze kosten worden verdeeld over de drie R’s:

de voorraadruimte;
rente over het geïnvesteerde geld;
risico van opslag: het verlopen van de vastgestelde houdbaarheidstermijn en het houden van de restvoorraden.

Bestelkosten zijn de kosten die gemaakt worden om een bestellijst samen te stellen, de geleverde bestelling te controleren en deze in voorraad te zetten.

Kosten van neen-verkopen; het naleveren van een hoeveelheid geneesmiddel op recept vraagt om extra aflevering van het geneesmiddel, dus extra handelingen van de apothekersassistent. Daarbij worden arbeids- en bestelkosten gemaakt.

A. J. M. van der Heijden

Nawerk

Titel: Voorraadbeheer en logistiek
Auteur: A. J. M. van der Heijden
Uitgeverij: Bohn Stafleu van Loghum
Elektronisch ISBN: 978-90-313-8103-6
Print ISBN: 978-90-313-4635-6
DOI: https://doi.org/10.1007/978-90-313-8103-6