4 Praktische voorbereiding en uitvoering van een voorlichtingsbijeenkomst

De doelgroep en doelstelling, boodschap en opbouw van de bijeenkomst (programma en werkvormen) en de benodigde middelen worden vastgelegd in een draaiboek. Ook de aandachtspunten voor de praktische voorbereiding van een bijeenkomst zijn in het draaiboek te vinden. Daar komt veel bij kijken. Wát precies, dat hangt af van het type bijeenkomst:

Wanneer een bepaalde bijeenkomst al vaker is gehouden, is de praktische voorbereiding soms beperkt tot het vastleggen van een nieuwe datum en het reserveren van ruimte en middelen.

Er bestaat een groot scala aan voorlichtingsmiddelen. Een effectief middel is afgestemd op de doelgroep en het doel, en past bovendien bij de boodschap. Daarom moeten voorlichtingsmiddelen zorgvuldig worden gekozen. Bij de meeste activiteiten worden verschillende middelen gebruikt.

Schrijven van voorlichtingsteksten en zorgen voor een goede vormgeving zijn vakwerk. Het verdient daarom de voorkeur dat door professionals te laten doen. Het is altijd wenselijk tekst en vormgeving vooraf uit te testen bij lezers (uit de doelgroep): pretesten.

Als dat niet mogelijk is, laat dan enkele buitenstaanders met een ander beroep of andere functie, de tekst lezen. Liefst mensen die niet allemaal hoogopgeleid zijn. Gebruik de opmerkingen van de lezers om inhoud, opbouw en taalgebruik te verbeteren.

Dan is alles voorbereid en kan de bijeenkomst gehouden worden. Maar ook dan kunnen dingen anders lopen dan gepland. De opkomst, apparatuur of het ontbreken van een tolk kan voor verrassingen zorgen. Ook door de samenstelling van de groep zelf moet het programma soms aangepast worden. Altijd is het belangrijk om aandacht te hebben voor elk individu in een groep.

Onder invloed van het streven naar evidence based handelen is evaluatie steeds belangrijker geworden. Evaluatie kan verschillende doelen hebben. In principe kan evaluatie van alle onderdelen (werving, programma, organisatie en het bereikte resultaat) bruikbare informatie opleveren om de bijeenkomst te verbeteren. Houd bij het opstellen van de vragen steeds voor ogen dat je de antwoorden wilt gebruiken om de bijeenkomst te verbeteren. Dat geldt zowel voor schriftelijke als mondelinge evaluaties. Maak bij voorkeur gebruik van bestaande evaluatievragenlijsten. Pas die zo nodig aan de eigen situatie aan. Zorg ervoor dat de vragen duidelijk zijn en dat het niet te veel tijd kost om ze te beantwoorden. Verzamel de gegevens in een overzicht. Op grond daarvan kun je een conclusie trekken en aanbevelingen opstellen om de bijeenkomst te verbeteren.