Skip to main content
main-content
Top

14-12-2015 | Nieuws

Waarom lopen onze praktijkvergaderingen altijd uit?

Wij werken met vijf huisartsen in een maatschap. Maandelijks hebben we overleg en dit loopt bijna altijd uit. We werken met een agenda en een roulerende voorzitter en notulist, maar toch blijven de vergaderingen uitlopen. Hoe kunnen we dit voorkomen? Het antwoord in het boek Samenwerkingsperikelen in de huisartspraktijk: “Aan ieder overleg tussen mensen die samenwerken, kunnen drie hoofdaspecten worden onderscheiden: inhoud, procedure en proces.


De inhoud betekent: waar gaat dit overleg over? Welke zaken horen hier op de agenda thuis en welke zaken juist niet? Op een maatschapoverleg horen zaken als visie op de zorg die de maatschap wil verlenen, het personeelsbeleid, maar ook de financiële bedrijfsvoering thuis. Op een werkoverleg met praktijkmedewerkers kan het gaan over taakafstemming, informatieoverdracht of incidenten. Zijn er in een huisartsenvoorziening verschillende vormen van overleg, dan moeten deelnemers weten welke zaken op de agenda van welk overleg kunnen worden ingebracht.

Agenda

De procedure geeft de spelregels aan, waaraan de deelnemers zich onderwerpen tijdens dit overleg. Hoe worden besluiten genomen? De voorzitter en de secretaris of notulist spelen daarbij de belangrijkste rol. De voorzitter stelt doorgaans samen met de secretaris de agenda op; hij gaat na wat het doel is van de diverse agendapunten en licht deze ter vergadering toe aan de deelnemers. Gaat het bij een agendapunt om het informeren, discussiëren of moeten knopen worden doorgehakt?

Tijdschema

De voorzitter inventariseert liefst van tevoren bij de deelnemers welke punten aan de orde moeten komen. Hij verdeelt de spreektijd en bewaakt het verloop van de vergadering binnen het beoogde tijdschema. De wijze van verslaglegging moet doorgaans beknopt zijn; veel zaken kunnen worden afgerond met een lijst van werkafspraken of besluiten. Vrijblijvendheid wordt zo vermeden.

Duidelijkheid

Het formaliseren van het vergaderproces wordt weleens als kunstmatig ervaren. Dit is ten onrechte; het schept duidelijkheid die rust geeft aan de betrokkenen.
Met het proces wordt de wijze bedoeld waarop de deelnemers op elkaar reageren en de ruimte die daarbij wordt gemaakt voor de beleving van de deelnemers. Voor wie een goed vergaderklimaat wil scheppen, is het noodzakelijk om van tijd tot tijd met de deelnemers bij deze vragen stil te staan.”

Bron: Praktische huisartsgeneeskunde 6-2015
Beeld: Fotolia

Meer lezen

Onze productaanbevelingen

BSL Huisarts Totaal

Met BSL Huisarts Totaal bouwt u efficiënt aan uw vakkennis. U krijgt digitale toegang tot boeken, veelgestelde vragen, casuïstiek en zes vaktijdschriften voor huisartsen. Daarnaast vindt u praktijkgerichte nascholing: geaccrediteerde e-learnings, web-tv’s en toetsen. Alles om u nóg beter te maken in uw vak.