Efficiënt vergaderen

Extract

“Ik durf de stelling aan dat vergaderen nuttig en leuk kan zijn”, zegt Wout Raadgers, die als trainer en coach organisaties helpt de vergaderingen efficiënter te laten verlopen. Hij begeleidt ook maatschappen in ziekenhuizen. Vergaderingen lopen mis door twee oorzaken, stelt Raadgers. “In de bovenstroom gaat het om een slechte organisatie. Denk aan een slechte voorzitter, het ontbreken van een agenda en tijdsplanning. In de onderstroom spelen relaties tussen mensen een rol. Als twee maten elkaar niet mogen, kunnen vergaderingen daardoor zeer moeizaam verlopen.” Veel mensen weten volgens Raadgers niet wat vergaderen is. “Dan wordt zo’n bijeenkomst één groot debat wat heel veel energie kost. Mensen gaan tegen elkaar opbieden en halen er de gekste dingen bij of er ontstaat doorgeschoten democratie; iedereen bemoeit zich overal mee.” Dat leidt ertoe dat beslissingen almaar worden uitgesteld of dat onderwerpen van de agenda verdwijnen. Ook maken mensen geen concrete afspraken. Volgens Raadgers omdat ze ‘ja zeggen, maar nee bedoelen’, maar ook omdat mensen helderheid met onvriendelijkheid verwarren. …