Administratie voor tandartsassistenten

Administratieve taken zijn een belangrijk onderdeel van het beroep van de tandartsassistent. De assistent ontvangt patiënten aan de balie en staat hun telefonisch te woord. Het maken en correct noteren van (spoed)afspraken is in het contact met patiënten een verantwoordelijke taak. Bij het assisteren aan de stoel voert de tandartsassistent de behandelingen in op aanwijzing van de tandarts. Bij al deze werkzaamheden dient rekening gehouden te worden met de Nederlandse wet- en regelgeving, waarvan de tandartsassistent dus ook kennis moet hebben. Ten slotte worden in dit hoofdstuk de organisaties besproken waarmee de tandartsassistent te maken kan krijgen bij haar werkzaamheden. De opdrachten bieden een eerste concrete kennismaking met het veelomvattende vak van tandartsassistent.

De tandartsassistent plant en faciliteert de processen die gedurende de werkdag plaatsvinden. Het effectief beheren van een goede planning (agenda) ligt daaraan ten grondslag. Vooruitdenken is daarbij noodzakelijk om de praktijk draaiende te houden. Dit hoofdstuk schetst een beeld van een dag in de praktijk. De basisbegrippen komen aan de orde, vanaf het opstarten van processen aan het begin van de dag tot en met het telefonisch te woord staan van patiënten met pijnklachten. Een tandartsassistent is het visitekaartje van de praktijk. Ze probeert de praktijk en de wachtkamer zo in te richten en zichzelf zo te presenteren dat de patiënt zich welkom en in goede handen voelt. In de opdrachten wordt actief geoefend met het inspreken van het antwoordapparaat en het plannen van afspraken.

Bij het uitvoeren van administratieve taken krijgt de tandartsassistent te maken met de Nederlandse wet- en regelgeving. Het gaat daarbij over regels die bepalen wanneer en waarvoor een rekening naar de patiënt mag worden gestuurd en wanneer rechtstreeks aan de zorgverzekeraar gedeclareerd kan worden. Verder besteedt dit hoofdstuk aandacht aan de situaties en behandeling(en) waarbij vooraf een machtiging dient te worden aangevraagd bij de zorgverzekeraar. Belangrijk is dat de tandartsassistent de patiënt goed kan informeren en adviseren over de eigen bijdrage, het eigen risico en de aanvullende verzekering. Al deze taken van de tandartsassistent vinden hun basis in het behandelplan dat de tandarts voor de patiënt heeft gemaakt. De assistent heeft bij dat plan een begroting opgesteld.

Een zorgvuldige dossiervorming is belangrijk en verplicht. Om een continue (doorlopende) en kwalitatief goede tandheelkundige zorg te kunnen leveren, zal een tandarts moeten kunnen beschikken over alle relevante patiëntgegevens. Maar hoe start je nu zo’n goed afgestemd patiëntendossier? Dit hoofdstuk bespreekt stap voor stap hoe een elektronisch patiëntendossier in elkaar zit en wat de talrijke icoontjes betekenen. Er wordt uitgebreid geoefend met het invoeren van een patiënt en het doorvoeren van wijzigingen, zoals verhuizingen en veranderen van debiteurgegevens. Welke toepassingen komen allemaal kijken bij het invoeren van patiëntgegevens? De begrippen EMRRA (afnemen anamnese), ASA-score, DPSI-score en DETI-score worden uitgelegd. Het journaal bestaat, globaal gezien, uit drie onderdelen: het verrichtingenoverzicht, het journaal zelf en de werkaantekeningen. Er wordt uitvoerig geoefend met de invoering in het patiëntendossier van respectievelijk de verrichtingscodes, verbruikte materialen en opmerkingen.

Elke verrichting voor een behandeling dient te worden ingevoerd in het patiëntendossier. Hierbij moet je rekening houden met de voorwaarden van de Tarieven en prestaties mondzorg. Deze worden minimaal één keer per jaar vastgesteld door de NZa. De tandartsassistent moet de voorwaarden behorend bij deze tarieven kunnen toepassen, zodat het patiëntendossier klopt en er een correcte factuur kan worden verstuurd. Tevens dient de tandartsassistent de essentiële informatie over een behandeling, zoals de tandarts die geeft, in te voeren voor een correcte dossiervorming. Denk hierbij aan de kleur van het composiet, de anesthesievloeistof die is gebruikt, de hoeveelheid toegediende vloeistof, de reden van handelingen zoals het maken van een röntgenfoto enzovoort. Met deze taken wordt in dit hoofdstuk uitgebreid geoefend.

Bepaalde administratieve taken zijn niet direct aan een behandeling gerelateerd, maar wel van groot belang voor een adequate praktijkvoering. Denk hierbij aan het voorraad- en protocollenbeheer, praktijkvoorlichting, voorlichtingsmateriaal en de financiële administratie. Tot slot dient een aantal zaken volgens de wet- en regelgeving (protocollair) vastgelegd te worden. Denk hierbij aan KEW(Kernenergiewet)-dossier, waterkwaliteit, hepatitis-B- vaccinatie, Veiligheidsbladen van gevaarlijke stoffen, RI&E (Risico Inventarisatie en Evaluatie) en de AVG (Algemene Verordering Persoonsgegevens). De assistent wordt vaak met het uitvoerende deel van deze taken belast. In grotere praktijken is de praktijkmanager en/of praktijkeigenaar voor deze taken verantwoordelijk. Wanneer het voorraadbeheer niet goed is georganiseerd, waardoor bijvoorbeeld de handschoenen op zijn, kunnen de behandelingen geen doorgang vinden. Voorlichting geven aan patiënten, zowel over de praktijkvoering, bijvoorbeeld de openingstijden van de praktijk, als over specifieke behandelingen en mogelijkheden, behoort ook tot de taken van de tandartsassistent. Er zijn diverse mogelijkheden: mondeling, al dan niet telefonisch, via de website of via voorlichtingsfolders over behandelingen. Tot de financiële taken van de tandartsassistent behoort de correcte declaratie van behandelingen: het debiteurenbeheer en de tijdige betaling van nota’s: het crediteurenbeheer.