3 Inkoop

Inkopen is zorgen voor de juiste afstemming van de voorraad en het op peil houden van de hoeveelheden geneesmiddelen. Met een goed afgestemde inkoop van een voorraad wordt altijd het doel van een optimale voorraad nagestreefd.

De vraag die steeds weer terugkomt, is of het geneesmiddel door de apotheek zelf wordt gemaakt, of het productieproces kan worden uitbesteed, of dat het geneesmiddel wordt ingekocht. Het grootste deel van de voorraad van een apotheek wordt kant-en-klaar, als product, ingekocht.

De inkoop van de apotheek kan vanuit twee invalshoeken worden bekeken. De inkooplogistiek en de commerciële inkoop. Hierbij wordt een balans gezocht in het samenstellen en vastleggen van het voorraadbeheer en de keuze van de toeleveranciers.

Na een leveranciersdoorlichting volgt de keuze van een groothandel. De groothandels worden beoordeeld op dienstverlening en andere inkoopfactoren. De apotheker of eigenaar beslist over de producten, generiek of specialités, en de fabrikantenmerken. Daarna wordt het gehele assortiment samengesteld. Door veranderingen en ontwikkelingen in de farmaceutische branche verandert de voorraad van de apotheek continu. Dit bepaalt het inkoopgedrag en daarmee verandert de voorraad tegelijkertijd. Omdat het voor een apotheek belangrijk is een zo klein mogelijke voorraad aan te houden, speelt de keuze van een groothandel een grote rol.

Inzicht in gegevens over het assortiment die zijn opgeslagen in het bestelsysteem van de computer geeft een beeld van het verloop van de uitgifte van de geneesmiddelenvoorraad. Deze afleverhistorie is een overzicht van de geneesmiddelen in voorraad, hoe vaak deze besteld zijn, en in welke hoeveelheid. Deze gegevens zijn belangrijk om een optimale voorraad te kunnen plannen. Het niveau van dienstverlening van de apotheek en de daarop afgestemde geneesmiddelenverstrekking worden afgeleid uit het verloop van de inkoop en de levertijd.

De apothekersassistent zorgt voor het dagelijkse verloop van de bestellingen, legt incidentele afspraken met leveranciers vast en zorgt door goede communicatie voor een juiste informatieoverdracht naar de apotheker en collega’s. De theoretische en fysieke voorraad wordt steeds aangepast en dit wordt geadministreerd in het voorraadsysteem van de computer.